Bürgerinformationssystem

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Bürgerinformationssystems. Zudem geben wir Ihnen einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie das Gremieninfosystem (RIM) bzw. die mobilen Clients (RICH) nutzen.

Zwecke der Verarbeitung und dazugehörige Rechtsgrundlagen

Jede Verarbeitung ist an einen Zweck gebunden. 

Die Zurverfügungstellung und damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Ausübung gesetzlicher und satzungsrechtlicher Vorgaben (Rechtsgrundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. c) bzw. e) DSGVO, Art. 9 Abs. 2 DSGVO, sowie §3 Abs. 1 HDSIG, §20 Abs. 1 HDSIG, §21 HDSIG, §22 HDSIG, §24 HDSIG, §43 HDSIG, §45 HDSIG). Des Weiteren erfolgen Verarbeitungen zur Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse oder der Ausübung öffentlicher Gewalt liegen (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO). 

Im Falle einer zusätzlichen Registrierung für die BürgerApp, der Nutzung des Kontaktformulars, der Nutzung von Notizen oder der Nutzung des Dateiuploads für Akte/Fraktionsarbeit können weitere Daten freiwillig durch den Benutzer ergänzt bzw. kommuniziert werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO und §46 HDSIG). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Es fallen keine weiteren Kosten als die Basistarife an. Zur Löschung Ihrer eingegebenen Daten oder Aufhebung Ihrer Einwilligung zur Speicherung, wenden Sie sich bitte an die Gemeinde Seeheim-Jugenheim. 

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie

•           in ein Kontaktformular eingeben

•           als Notiz für sich persönlich oder zum Teilen mit anderen Personen erfassen

•           als Datei über die optionalen Funktionen „Akte“ bzw. „Fraktionsarbeit“ hochladen 

Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website oder App durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (u.a. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie das Gremieninfosystem aufrufen. 

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können nach Ihrer vorherigen Einwilligung zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. 

Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden im Rahmen der o.g. Zwecke an die internen Fachbereiche und Gremien übermittelt, welche zur Abwicklung der Vorgänge zuständig sind. 

Ihre Daten werden auch an den externen Dienstleister übermittelt, welcher uns in der Abwicklung unterstützt. Die Übermittlung der Daten findet ausschließlich innerhalb der EU/des EWR statt. Mit diesem Dienstleister wurde einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) geschlossen. 

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, wird aus Ihren Angaben aus dem Anfrageformular eine E-Mail generiert und an den angegebenen Adressaten gesandt. Das bedeutet, dass ihre Daten nicht im Gremieninfosystem, sondern im E-Mailpostfach des Adressaten gespeichert werden. 

Notizen

Wenn Sie über die verschiedenen Notizfunktionen Notizen erfassen und auch ggf. mit anderen Personen teilen, werden diese Angaben bei uns gespeichert. Die Speicherung erfolgt zunächst in der Anwendung, in der die Notizen eingegeben wurden. Also dem Gremieninfosystem oder dem mobilen RICH-Client. Bei der nächsten Online-Verbindung der Systeme, in Verbindung mit Ihrer erfolgreichen Authentifikation, werden diese Informationen zwischen dem Gremieninfosystem und dem RICH-Client synchronisiert. 

Die Speicherung sowie die Synchronisation der Notizdaten erfolgt verschlüsselt, so dass ein Zugriff, auch für die Systemadministration, ausgeschlossen ist. 

Akte/Fraktionsarbeit - Dateiupload

Wenn Sie den Dateiupload aus den Zusatzmodulen Akte bzw. Fraktionsarbeit nutzen, werden diese Dateien bei uns gespeichert. Bei der nächsten Online-Verbindung der Systeme, in Verbindung mit Ihrer erfolgreichen Authentifikation, werden diese Informationen zwischen dem Gremieninfosystem und den RICH-Clients synchronisiert. 

Die Speicherung sowie die Synchronisation der Dateien erfolgt verschlüsselt, so dass ein Zugriff, auch für die Systemadministration, ausgeschlossen ist. 

Nutzung der BürgerApp

Für die Nutzung BürgerApp ist eine Registrierung mit einer E-Mail-Adresse als Loginname und Passwort erforderlich. Der mit diesen Informationen erzeugte Account wird im Gremieninfosystem angelegt und gespeichert. Zur Aktivierung wird ein Aktivierungslink an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet.

Die Eingabe weiterer Kontaktdaten ist nicht erforderlich bzw. möglich.