Aufgaben bündeln und kurze Entscheidungswege schaffen

Neue Verwaltungsorganisation seit August

Seit dem 1. August ist eine neue Verwaltungsorganisation bei der Gemeinde in Kraft getreten. Die nach wie vor bestehenden drei Fachbereiche, die nun mit „Hauptverwaltung und Finanzen“, „Standesamt, Kinder, Jugend und Senioren, Soziales, Sicherheit und Ordnung“ sowie „Bauen“ überschrieben sind, wurden teils neu geordnet sowie mit zusätzlichen Fachdienstleitungen versehen. Die Leitung des Fachbereichs 1 hat darüber hinaus, wie auch in anderen Kommunen üblich, die Position eines Büroleitenden Beamten als Schnittstelle zwischen Verwaltung und dem Bürgermeister inne. Bis auf die Gleichstellungsbeauftragte wurden zudem die bestehenden Stabsstellen „Presse- und Öffentlichkeitsarbeit“ sowie „Wirtschaftsförderung und Standortmarketing“ aufgelöst und zu einem Fachdienst im Fachbereich „Hauptverwaltung und Finanzen“ fusioniert. „Da wir als Verwaltung genauso wie in anderen Arbeitsstrukturen auch ständig gefordert sind, uns zu hinterfragen und nach Verbesserungen und Weiterentwicklungen zu suchen, haben wir uns zu diesem Schritt entschieden“, so Bürgermeister Alexander Kreissl. „Das Ziel ist, für eine größere Transparenz zu sorgen, Aufgaben zu bündeln, kurze Entscheidungswege zu schaffen und dafür die entsprechenden Kompetenzen herzustellen.“

Seit Dezember letzten Jahres wurde an der Neuorganisation der Verwaltung gearbeitet. „Ich habe mir nach meinem Amtsantritt zunächst einmal die vorhandenen Strukturen in der Verwaltung genau angesehen, um mir ein Bild von Abläufen, Zuständigkeiten und Aufgaben zu machen“, erklärt der Rathauschef. „Dabei ist mir klar geworden, auch aus meiner Erfahrung in anderen Verwaltungsbereichen heraus, dass wir einiges verbessern können und auch müssen, um den bestehenden sowie den kommenden Herausforderungen wie beispielsweise der KiTa-Ausbau, der Neubau der Sport- und Kulturhalle oder die Digitalisierung besser gewappnet zu sein.“ Gemeinsam mit Hauptamtsleitung und Personalabteilung wurde das Konzept für die Neuorganisation in mehreren Monaten erstellt, mit dem Personalrat abgestimmt sowie dem Gemeindevorstand vorgestellt. In die Überlegungen zur Neuorganisation sind auch die Ergebnisse einer Untersuchung eingeflossen, die der Hessische Rechnungshof in Auftrag gegeben hatte und die stichprobenartig hessische Kommunen auf Effizienz und Organisationsqualität überprüfte. Im Abschlussbericht aus dem vergangenen Jahr waren Seeheim-Jugenheim mehrere Empfehlungen gegeben worden: So sollten unter anderem Personalentwicklungsinstrumente verbessert und Jahresmitarbeitergespräche eingeführt werden.

Mit der Neuorganisation sind vorerst keine weiteren Stellenschaffungen verbunden, nachdem im Haushaltsplan 2019 bereits 11,4 zusätzliche Stellen im KiTa-Bereich, im Betriebshof und in der Verwaltung von der Gemeindevertretung beschlossen worden waren. „Wir haben die Veränderungen über neue Zuordnungen und Kompetenzen erreicht“, fasst der Bürgermeister zusammen. „Dennoch gilt: Wir können als Verwaltung unsere Aufgaben und Herausforderungen nur gut und zügig bewältigen, wenn wir ausreichend Personal dafür zur Verfügung haben.“

Zu einem eigenen Fachdienst wurde in der Neustruktur der Verwaltung unter anderem der Betriebshof ernannt, der bislang zur Liegenschaftsabteilung gehörte und jetzt als Fachdienst 3.4 im Fachbereich „Bauen“ angesiedelt ist mit einer eigenen Leitungsposition. „Damit möchten wir nicht nur die Arbeit der vielen fleißigen Mitarbeiter im Betriebshof würdigen, sondern auch die Kommunikation und Kontrolle über die vielfältigen Arbeiten dort verbessern.“ Neben der Fachdienstleitung im Betriebshof wurden noch vier weitere Fachdienstleitungen installiert: im Fachdienst 1.4 „Zentrale Dienste, Gremien, Wahlen“, im Fachdienst 1.5 „Brandschutz, EDV, Submission“, im Fachdienst 1.6 „Raumordnung, Bauleitplanung, Umwelt“ sowie im Fachdienst 3.2 „Grundstück- und Gebäudemanagement“.

„Der Rahmen ist gesetzt, jetzt muss sich alles einspielen und Ergebnisse müssen folgen“, so Bürgermeister Alexander Kreissl, der unter anderem im Rahmen einer Dienstversammlung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Neuorganisation informierte und sie zu einem gemeinsamen Vorangehen aufforderte: „Nur so können wir als Verwaltung unsere ganze Stärke zeigen!“ Der organisatorischen Neuordnung soll in Kürze auch eine räumliche Anpassung folgen.

Das Organigramm zur neuen Verwaltungsstruktur findet sich auf der Gemeinde-Webseite unter „Verwaltungsorganisation“ im Bereich „Rathaus und Service“.

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